Datenverarbeitung (interne Meldestelle) HinSchG
Wir als Betreiber der internen Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (§ 14 Abs. 1 Var. 3 HinSchG) nehmen den Datenschutz sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und nur nach den gesetzlichen Vorschriften. Wir empfehlen Ihnen unsere Informationen zum Datenschutz in regelmäßigen Abständen zu lesen, da sich diese, durch ständige gesetzliche oder behördliche Vorgaben, auch ändern können.

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten mittels der auf unserer Homepage unter https://lichtupartner.de/Zur-Meldung/index.php/  aufgeführten Kontaktwege (Meldekanäle) zu Meldungen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz gemäß § 16 HinSchG im Rahmen unserer Tätigkeit als interne Meldestelle gem. § 14 Abs. 1 Var. 3 HinSchG.
Die Meldung kann via Kontaktformular erfolgen, welches für die elektronische Kommunikation genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:
1. Vorname (Pflichtangabe)
2. Nachname (Pflichtangabe)
3. E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
4. Telefon
5. Nachricht

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Informationen zum Datenschutz verwiesen. Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Zudem kann die Meldung alternativ auch telefonisch erfolgen. In diesem Falle verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur im Rahmen des Telefonates, eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung. Zusätzlich ist es auch möglich eine Meldung im Rahmen einer (vorher terminlich und vertraulich) vereinbarten Videokonferenz zu übermitteln. Hierbei ist es möglich einen Terminvorschlag über den angezeigten Button „Videokonferenz“ zu senden. In diesem Zuge wird Ihre E-Mail-Adresse und die mit der Anfrage übermittelten personenbezogenen Daten für den Zweck der Kommunikationsanfrage gespeichert. Eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des anschließenden Gesprächs selbst oder dessen vollständige und genaue Niederschrift erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Aufrechterhaltung von Meldekanälen, Bearbeitung von Meldungen (§ 3 Abs. 4 HinSchG) und dem Ergreifen von Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG).

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c Abs. 2, 3, Art. 9 Abs. 2 lit. g, Art. 10, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. §§ 22, 26 Abs. 1 BDSG i. V. m. §§ 13 - 24 HinSchG.

4. Speicherdauer/Löschung
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG). 

Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung erfolgt eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS-GVO) der hinweisgebenden Person gemäß § 11 Abs. 2 HinSchG. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, wird die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) dokumentiert.

Bei erfolgten Meldungen im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Abs. 3 oder § 27 Abs. 3 HinSchG (sowohl mündliche Meldungen als auch in Textform) wird mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt. Die Aufzeichnung erfolgt durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstellten Wortprotokolls der Zusammenkunft. Ihnen, als hinweisgebende Person wird die Gelegenheit gegeben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch Ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.