FAQ – Schulen - Aufbewahrung und Löschung
Q 1: Gibt es besondere Anforderungen an die Aufbewahrung personenbezogener Daten?
A: Ja. Folgendes Grundprinzip gibt eine Orientierung. Unbefugte Dritte dürfen keinen Zugang zu den Daten erhalten. Deshalb müssen diese durch geeignete Datensicherungsmaßnahmen geschützt werden. Digitale Daten sind u.a. durch ein starkes Passwort zu schützen. Papiergebundene Daten sind durch die für unbefugte Dritte unzugängliche Aufbewahrung zu schützen, etwa in geschlossenen Dienstzimmern oder abgeschlossenen Aktenschränken. Rechtsgrundlage: § 136 Abs. 5 ThürSchulO
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 2: Gelten für digitale und papiergebundene Unterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen?
A: Nein. Die Aufbewahrungsfristen gelten für alle an der Schule gespeicherten Daten in elektronischer (PC, Laptop, Speichermedien) und in gedruckter Form, also unabhängig davon, ob die Daten digital oder analog gespeichert werden. Nicht automatisiert verarbeitete personenbezogene Daten sind ein Jahr, nachdem der Schüler die Schule verlassen hat, zu sperren. Sie dürfen ab diesem Zeitpunkt nur in sehr eng begrenzten Ausnahmefällen verarbeitet werden. Digitale Daten sind stets dann zu löschen, sobald diese für die Lehrkraft oder die Schule nicht mehr zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Ein Beispiel hierfür ist die Anmeldung zur Klassenfahrt. Diese Daten sind nach vorfallsfreier Klassenfahrt zu löschen. Dabei sind die besonderen Anforderungen an die Löschung digitaler Daten zu beachten.
Rechtsgrundlagen: § 136 Abs. 6, 7 ThürSchulO, Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 3: Gibt es für bestimmte Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen?
A: Ja. Die nachfolgende Übersicht in der PDF stellt eine Auswahl der Aufbewahrungszeiten in der Schule für die im Schulalltag häufigsten Dokumente dar:
Rechtsgrundlagen: § 136 Absatz 3 sowie 11 ThürSchulO, § 47 Abs. 3 ThürASObbS, § 38 Abs. 4 Satz 2 ThürSchulO, § 6 Abs. 3 LDO, § 87 Abs. 2 ThürBG, Richtlinie über die Aufbewahrung von Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 4: Dürfen alte Klassen- oder Notenbücher im Rahmen von Schulfesten präsentiert werden?
A: Nein. Die in den Klassen- oder Notenbüchern enthaltenen personenbezogenen Daten sind schutzwürdig und dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 5: Dürfen alte Unterlagen einfach gelöscht oder vernichtet werden?
A: Nein. Papiergebundene und elektronische Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv anzubieten. Das zuständige kommunale oder staatliche Archiv wird in der Regel nur eine sehr begrenzte Stichprobe übernehmen (ca. 1 %). Das Archiv übernimmt mit diesen Unterlagen auch die Verpflichtung zur Einhaltung des Datenschutzes und darf personenbezogene Unterlagen erst 10 Jahre nach dem Tod bzw. bei nicht zu ermittelndem Todesjahr 100 Jahre nach der Geburt der betreffenden Person uneingeschränkt zur Einsicht freigeben. Für besonders schutzwürdige Unterlagen gelten dabei noch längere Sperrfristen. Die Kontaktdaten des für Ihre Schule zuständigen Archivs finden Sie unter:
www.archive-in-thueringen.de
Rechtsgrundlage: § 11, 17 ThürArchivG
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 6: Können alte Unterlagen klein zerrissen und dann im Papiermüll entsorgt werden?
A: Nein. Sobald personenbezogene Daten enthalten sind, muss die Entsorgung besonderen Anforderungen genügen. Papiergebundene Unterlagen müssen fachgerecht entsorgt werden. D.h., es muss sichergestellt sein, dass zu keinem Zeitpunkt ein Dritter Kenntnis der personenbezogenen Daten erhalten kann. In der Praxis gibt es hierzu zwei mögliche Wege: Der Schulträger stellt einen Aktenvernichter bereit, der mindestens der Sicherheitsstufe 3 der DIN 66399 entspricht. D.h. der Aktenvernichter schneidet das Schriftgut bei Streifenschnitt mit max. 2 mm Streifenbreite und bei Partikelschnitt mit max. 4mm Breite auf max. 60mm Partikellänge. Der zweite mögliche Weg kann sein, dass der Schulträger eine gesicherte Papiertonne zur Verfügung stellt, in die Papier durch einen Schlitz eingeworfen, nach Einwurf aber nicht mehr entnommen werden kann. Diese Tonne wird von einem zertifizierten Unternehmen abgeholt und entsorgt. Sollte der Schulträger die Auswahl eines Unternehmens zur Aktenentsorgung der Schule selbst überlassen, sind folgende Punkte zu beachten:
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 7: Können elektronisch gespeicherte Daten einfach gelöscht werden?
A: Nein. Eine einfache Löschung reicht nicht aus. Auch eine Formatierung löscht die Daten nicht in jedem Fall, da hier oft nur die Dateisystemstruktur (Inhaltsverzeichnis des Datenträgers) neu angelegt wird, die Daten selbst aber zunächst unangetastet bleiben und mit geringen technischen Aufwand ausgelesen werden können. Personenbezogene Daten müssen mehrfach überschrieben werden. Geeignete Methoden und Programme erfahren Sie vom zuständigen Systemadministrator für ihre Schule. Empfehlungen für geeignete Programme bei der Nutzung privater Endgeräte erhalten sie auf der Website des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (www.bsi.bund.de).
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019