FAQ – Schulen - Auskunftsrecht
Q 1: Muss die Schule gegenüber Eltern und Schülern Auskunft zu gespeicherten personenbezogenen Daten erteilen?
A: Ja. Allerdings nur gegenüber berechtigten Personen und in einem geordneten Verfahren. Das heißt konkret für die Praxis:
a) Das Auskunftsersuchen muss schriftlich gegenüber dem Schulleiter erfolgen. Sollte das Auskunftsersuchen nicht an den Schulleiter gestellt worden sein, muss der Adressat das Auskunftsersuchen an den Schulleiter abgeben. Eigenständige Auskunftserteilungen durch einzelne Lehrkräfte sind nicht zulässig, da die Gefahr droht, dass diese unvollständig sind.
b) Mit Zustimmung des Schulleiters kann das Auskunftsersuchen auch mündlich erfolgen.
c) Sofern begründete Zweifel an der Identität des Auskunftsersuchenden bestehen, ist ein entsprechender Nachweis zu erbringen, damit sichergestellt wird, dass nicht unbefugte Dritte Kenntnis schutzwürdiger Daten erhalten.
d) Volljährige Schüler bzw. minderjährige Schüler mit Genehmigung ihrer Eltern können das Auskunftsrecht selbstständig gegenüber der Schule geltend machen. Rechtsgrundlagen: Art. 15 DS-GVO
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 2: Gibt es Anforderungen an den Inhalt der Auskunft?
A: Ja. Die Auskunft hat gemäß Art. 15 DS-GVO
a) die verarbeiteten Daten,
b) die Informationen über ihre Herkunft,
c) Empfänger oder Empfängerkreise von Übermittlungen,
d) den Zweck der Datenverarbeitung,
e) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung,
f) das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde sowie
g) die Rechtsgrundlagen hierfür in allgemein verständlicher Form anzuführen. Ein Musterschreiben finden Sie unter:
www.BildungTH.de/Datenschutz-in-Schulen
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 3: Muss die Auskunft schriftlich erfolgen?
A: Ja. Wenn der Auskunftsersuchende einwilligt, kann die Auskunft aber auch mündlich erfolgen. Allerdings muss hier die Möglichkeit der Einsichtnahme und der Abschrift oder Ablichtung gegeben werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 4: Die Schule hat keine Daten zum Auskunftsersuchenden gespeichert.
A: Ja. Allerdings reicht hier die Bekanntgabe dieses Umstandes (Negativauskunft). Ein Musterschreiben finden Sie unter:
www.BildungTH.de/Datenschutz-in-Schulen
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 5: Der Auskunftsersuchende ist an der Schule niemanden bekannt. Müssen nun alle Akten seit Bestehen der Schule durchgesehen werden?
A: Nein. Der Antragsteller hat am Auskunftsverfahren über Befragung in dem ihm zumutbaren Ausmaß mitzuwirken, um ungerechtfertigten und unverhältnismäßigen Aufwand bei der Schulleiterin / dem Schulleiter zu vermeiden. D. h. der Auskunftsersuchende muss ihnen auf Nachfrage mitteilen, wann er die Schule besucht hat.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 6: Gibt es eine Frist, bis wann die Auskunft erteilt sein muss?
A: Ja. Innerhalb von einem Monat nach Eingang des Begehrens ist die Auskunft zu erteilen oder schriftlich zu begründen, warum sie nicht oder nicht vollständig erteilt wird. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, wenn dies unter Berücksichtigung der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. Die Schulleiterin bzw. der Schulleiter unterrichtet die betroffene Person innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über eine Fristverlängerung, zusammen mit den Gründen für die Verzögerung.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 7: Darf die Schule Gebühren für die Auskunft verlangen?
A: Nein. Die Auskunft ist unentgeltlich, wenn der Auskunftswerber im laufenden Jahr noch kein Auskunftsersuchen an den Verantwortlichen zum selben Aufgabengebiet gestellt hat.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 8: Darf der Auskunftsersuchende eine Kopie der gespeicherten Daten verlangen?
A: Ja. In der Kopie sind allerdings alle personenbezogenen Daten Dritter zu schwärzen bzw. zu löschen. Für die erste Kopie dürfen zudem keine Gebühren verlangt werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019