FAQ – Schulen - Datenerhebung - Erhebung
Q 1: Darf der Lehrer eigenverantwortlich entscheiden, welche Daten von Schülern er benötigt, somit abfragt und dann speichert?
A: Nein. Die Daten, die erhoben werden dürfen, sind in § 136 ThürSchulO benannt. Sollen weitere Daten erhoben werden, bedarf es hierfür einer gesonderten Rechtsgrundlage. Im Falle der Erhebung von personenbezogenen Daten sind die Informationspflichten nach Art. 13 DS-GVO zu beachten.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 2: Gibt es Vorlagen für Schüleraufnahmebögen?
A: Ja. Muster für Schüleraufnahmebögen sowie ein Merkblatt zur Umsetzung der Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO finden sie unter:
www.BildungTH.de/Datenschutz-in-Schulen
Eine Kopie der Einwilligungstexte und der Informationen nach Art. 13 DS-GVO sind dem Unterzeichner auszuhändigen oder elektronisch zugänglich zu machen.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 3: Darf das Muster für Schüleraufnahmebögen von der Schule verändert werden?
A: Ja. Mit diesem Bogen können zugleich Einwilligungen der Eltern einholt werden. So ist es möglich, zugleich die Einwilligung für die Erstellung einer Telefonliste und für die Präsentation von Bildern und Videos der Schüler/innen und Schüler auf der schuleigenen Homepage einzuholen. Ferner kann mit dem Formular die nach der DS-GVO zwingend vorgeschriebene Aufklärung (Artikel 13 DS-GVO: Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person) über die personenbezogene Datenverarbeitung verbunden werden. Für jede dieser gesonderten Möglichkeiten muss ein separates Auswahlfeld zur Verfügung stehen, damit die Eltern hier auch die Zustimmung für einzelne oder alle der zusätzlichen Einwilligungen verweigern können.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 4: Im § 136 ThürSchulO steht, dass die Schule nur Angaben zu den Eltern erheben darf. Dürfen auch Angaben zu Sorgeberechtigten erhoben werden?
A: Ja. Der Elternbegriff im Schulgesetz orientiert sich grundsätzlich an der Sorgeberechtigung des Bürgerlichen Gesetzbuches. Ist der Sorgerechtsnachweis gegenüber der Schule erfolgt, so hat die betreffende Person die gleichen Rechte und Pflichten gegenüber der Schule, wie die Eltern. Die Sorgerechtsnachweise (Gerichtsurteil, Sorgerechtserklärung, etc.) dürfen allerdings nicht von der Schule gespeichert werden. Der Nachweis der Sorgeberechtigung ist durch das Schulverwaltungspersonal auf dem Aufnahmebogen zu vermerken.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 5: Darf die Schule selbständig entscheiden, welche Daten in Klassen- und Kursbüchern erfasst werden?
A: Nein. Der Inhalt von Klassen- oder Kursbüchern ist in § 136 Abs. 4 ThürSchulO geregelt. Danach beinhalten diese
a) Namen, Geburtsdatum, Schulalter und Wohnanschrift der Schüler (Nr. 1),
b) Angaben zu Krankheiten und Behinderungen, soweit sie für die Schule von Bedeutung sind (Nr. 2),
c) Namen der Eltern (Nr. 3),
d) Noten (Nr. 4),
e) Vermerke über unentschuldigtes und entschuldigtes Fernbleiben (Nr. 5),
f) Angaben zur Teilnahme am fakultativen Unterricht und an Arbeitsgemeinschaften (Nr. 6),
g) Name und Anschrift der Mitglieder der Eltern- und Schülervertretungen (Nr. 7) sowie
h) Angaben zur Herstellung des Kontakts in Notfällen (Nr. 8).
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 6: Dürfen Notenspiegel erstellt und klassenintern bekannt gegeben werden?
A: Mit Hilfe eines anonymisierten Notenspiegels wird ein Leistungsüberblick (bezogen auf eine Klassenarbeit oder auf die Gesamtleistung in einem Fach) für eine Schulklasse erstellt. Anhand dieser Leistungsübersicht ist nur feststellbar, wie viele Schüler einer Klasse welche Noten erreicht haben. Wird der Notenspiegel in der Klasse den Schülerinnen und Schülern oder betroffenen Eltern zur Kenntnis gegeben, werden damit keine personenbezogenen Daten übermittelt, weil sich kein Bezug zu einzelnen Schülern herleiten lässt.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 7: Dürfen einzelne Schulnoten vor der Klasse bekannt gegeben werden?
A: Nein. Allerdings sind vom grundsätzlichen Verbot in wenigen, sehr eng begrenzten Einzelfällen Ausnahmen möglich. Ergebnisse und Benotungen von schriftlichen Klassenarbeiten sind personenbezogene Schülerdaten. Soll die Notenverkündung aus pädagogischen Gründen erfolgen, ist es ausreichend, einen Notenspiegel zu erstellen. Jede/r Schülerin/Schüler kann damit für sich feststellen, wo sie/er leistungsmäßig in der Klasse steht. Bei schriftlichen Arbeiten ist das Verlesen der Noten daher unzulässig. Bei mündlichen Leistungen kann es aus pädagogischen Gründen erforderlich sein, dass die Note vor der Klasse bekannt gegeben wird. Allerdings ist dies nur im Einzelfall zulässig. Ein Anwendungsfall ist hier zum Beispiel eine deutliche Leistungsverbesserung des einzelnen Schülers, der als Vorbild für andere dienen kann. Im Übrigen gibt es an den Schulen Fallkonstellationen, in denen eine Bekanntgabe faktisch automatisch erfolgt, z. B. bei der Bewertung von sportlichen Leistungen (Notenklassifizierung anhand von Weitenvorgaben).
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 8: Kann von den Eltern eine Einwilligung eingeholt werden, um die Noten vor der Klasse bekannt zu geben?
A: Nein. Das Einholen pauschaler Einwilligungen für diesen Zweck, z. B. bereits bei der Aufnahme der Schülerinnen und Schüler, ist unzulässig. Einwilligungen sind für den Einzelfall einer Datenverarbeitung (in diesem Falle einer Datenübermittlung) einzuholen.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 9: Dürfen in den Klassen Kontaktlisten der Eltern erstellt werden?
A: Ja. Allerdings dürfen in diesen Listen nur Eltern erfasst werden, die eingewilligt haben. Die erfassten Daten sind unter dem Gebot der Datensparsamkeit zu minimieren. Die Erfassung des Namens und einer E-Mail-Adresse ist in der Regel für Zwecke der Informationsweitergabe ausreichend. Sollte es von der Schule und den Eltern gewünscht sein, kann auch eine Telefonnummer erfasst werden. Wenn eine Schule standardmäßig Vertretungspläne auf der Schulhomepage veröffentlicht und über sonstige unvorhergesehene Ereignisse über die Schulhomepage informiert, ist zu prüfen, ob eine solche Kontaktliste erforderlich ist. Bei der Prüfung der Erforderlichkeit ist insbesondere der Grundsatz von Datenvermeidung und Datensparsamkeit zu beachten.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 10: Darf die Schule die private Telefonnummer eines Lehrers ohne dessen Zustimmung weitergeben?
A: Nein. Ohne die Einwilligung des Lehrers ist eine Weitergabe an Dritte nicht zulässig. Allerdings müssen Eltern die Möglichkeit haben, Kontakt zu den Lehrkräften herzustellen, die ihre Kinder unterrichten. Auch bei einer Zustimmung des Lehrers sollte der Regelfall die telefonische Kontaktaufnahme über das Schulsekretariat sein. Ab dem Schuljahr 2019/2020 werden den Thüringer Lehrern dienstliche E-Mail-Adressen zur Verfügung gestellt. Zukünftig sollen Anfragen an Lehrkräfte vor allem über diese E-Mail-Adressen erfolgen. Hintergrund ist, dass auf diesem Wege der einzelne Lehrer seinen Arbeitstag selbstbestimmt und fokussiert gestalten kann und Arbeitsprozesse nicht fortlaufend unterbrochen werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 11: Dürfen öffentliche Schulen und ihre Fördervereine zusammenarbeiten, indem sie personenbezogene Daten austauschen?
A: Nein, die Schule darf keine personenbezogenen Daten an den Förderverein übermitteln. Allerdings kann die Schule mit dem Förderverein vereinbaren, dass den Erziehungsberechtigten bei der Aufnahme von Schülerinnen und Schülern in die öffentliche Schule entsprechendes Informationsmaterial und Beitrittserklärungen des Fördervereins ausgehändigt werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 12: Dürfen Elternvertreter auf die personenbezogenen Daten von anderen Schülern, nicht der eigenen Kinder, bei freiwilligen Angeboten zugreifen?
A: Nein. Sofern Elternvertretungen freiwillige Angebote unterbreiten (z. B. das Erstellen einer Liste mit den Kontaktdaten der Schülerinnen und Schüler einer Klasse für alle Personensorgeberechtigte), ist dies nur mit der Einverständniserklärung der Sorgeberechtigten zulässig.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 13: Elternvertreter wollen mit den Eltern der Klasse per E-Mail kommunizieren. Ist das möglich?
A: Ja. Wenn die Eltern der Aufnahme in die E-Mail-Verteilerliste zugestimmt haben, ist dies möglich. Allerdings müssen seitens der Elternvertretung zwei Punkte beachtet werden: E-Mails dürfen an den Verteiler ausschließlich als Blindkopie (E-Mail-Adressen ausschließlich im Feld „bcc“) versandt werden. Ansonsten würden alle E-Mail-Adressen an alle Empfänger übermittelt, was datenschutzrechtlich unzulässig wäre. Zudem dürfen auf diesem Wege in der E-Mail selbst keine personenbezogenen Daten ausgetauscht werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 14: Darf die Schülervertretung auf personenbezogene Daten von anderen Schülern im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung zugreifen?
A: Nein. Ein Zugriff auf personenbezogene Daten ist nur nach vorheriger Einwilligung durch die betroffenen Personen bzw. deren Sorgeberechtigten zulässig.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 15: Bedarf die Datenweitergabe durch Berufsbildende Schulen an Ausbildungsbetriebe bezüglich der Fehlzeiten und der Leistungsstände der Auszubildenden im Rahmen der dualen Berufsausbildung der vorherigen Einwilligung?
A: Ja. Aktuell ist allerdings eine Änderung der Thüringer Allgemeinen Schulordnung für die berufsbildende Schule in der Umsetzung, die die Rechtsgrundlage schafft, um zukünftig auf die Einwilligung verzichten zu können. Die entsprechende Einwilligungserklärung gemäß DS-GVO, mit dem Hinweis auf das Recht diese zu widerrufen, wird von den Ausbildungsbetrieben bzw. den jeweils zuständigen Stellen für die Berufsausbildung eingeholt. Ein entsprechendes Muster wurde mit dem TMBJS abgestimmt. Nach der erfolgten Änderung der ThürASObbS beruht die Datenübermittlung auf einer rechtlichen Grundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO) und die Einwilligungen entfallen.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 16: Dürfen Schulen Schülerdaten an Gesundheitsämter übermitteln?
A: Ja. Auch nach Inkrafttreten der DS-GVO ist die Übermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigten an untere Gesundheitsbehörden zur Durchführung der Untersuchungen nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO i. V. m. § 120 ThürSchulO zulässig. Die Einholung von Einwilligungen der Erziehungsberechtigten ist nicht erforderlich.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 17: Dürfen personenbezogene Daten an Dritte, etwa Sponsoren, weitergegeben werden?
A: Nein. Es ist nicht Aufgabe der Schulen, personenbezogene Daten an Dritte, wie etwa Sponsoren, weiterzugeben, die mit diesen Daten einen kommerziellen und damit schulfremden Zweck verfolgen. Darüber hinaus wäre eine solche Weitergabe an eine explizite Einwilligung der Erziehungsberechtigten bzw. der Schülerinnen und Schüler geknüpft, die die Übermittlung an Dritte konkret vorgibt und den Zweck der Übermittlung klarstellen muss.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 18: Dürfen Lehrer Probleme, die sie mit Eltern und/oder Schülern haben, während eines Elternabends personenbezogen ansprechen und mit den anwesenden Eltern beraten?
A: Nein. Es ist grundsätzlich nicht datenschutzgerecht, wenn einzelfallbezogene Probleme der Lehrer und der Schule mit Schülern und einzelnen Eltern und die sich daraus ergebenden Maßnahmen in der Öffentlichkeit eines Elternabends personenbezogen (insbesondere namensbezogen) genannt und beraten werden. Die Bekanntgabe von personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern im Rahmen eines Elternabends stellt eine Übermittlung an Dritte dar. Die Schule als öffentliche Stelle darf diese Daten nur im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung übermitteln. Dabei unterliegt die Datenübermittlung dem Grundsatz der Zweckbindung und Erforderlichkeit. Es ist für die Aufgabenerfüllung der Schule nicht erforderlich, Dritte in die Schwierigkeiten der Schule mit anderen Eltern und/oder Schülern einzubeziehen. Die Bekanntmachung solcher Daten ist also weder datenschutzgerecht noch zielführend.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 19: Dürfen Lehramtsanwärter personenbezogene Daten einer Schule einsehen?
A: Ja. Im Rahmen des Bildungsauftrages dürfen Lehramtsanwärter - genau wie Lehrkräfte – auf die Daten der Schülerinnen und Schüler zugreifen, soweit dies zur Erfüllung der ihnen von der Schule übertragenen Aufgaben erforderlich ist.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 20: Dürfen von der Schule personenbezogene Daten an Jugendberufsagenturen übermittelt werden?
A: Ja. Allerdings bedarf es hierfür einer Einwilligungserklärung durch den Schüler bzw. seiner Eltern. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat dazu eine Muster-Einwilligungserklärung erarbeitet und diese mit dem TMBJS abgestimmt.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 21: Darf sich die Schülervertretung mit Bild und Namen im Schulhaus vorstellen?
A: Ja. Sofern seitens der Mitglieder der Schülervertretung eine Einwilligung nach Art. 7 DS-GVO vorliegt, bestehen gegen diese Vorgehensweise keine Bedenken.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 22: Dürfen AG-Listen zum Selbst-Eintragen im Schulhaus ausgehängt werden?
A: Nein. Es empfiehlt sich, diese Listen zentral (z. B. im Sekretariat) vorzuhalten, um eine Einsichtnahme durch unbefugte Dritte zu vermeiden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 23: Ist die Einsichtnahme in alte Klassenbücher zur Vorbereitung und Organisation von Klassentreffen datenschutzrechtlich zulässig?
A: Nein. Die Einsichtnahme in alte Klassenbücher führt dazu, dass nicht nur die Antragsteller Kenntnis von den eigenen personenbezogenen Daten (z. B. Noten, Beurteilungen und Anmerkungen) erhalten, sondern auch von denen der ehemaligen Mitschüler. Dies stellt eine Datenübermittlung an Dritte ohne rechtliche Grundlage i. S. v. Art. 6 DS-GVO dar. Da es nicht zur Aufgabenerfüllung der Schule gehört, Klassentreffen vorzubereiten, und die Klassenbücher auch nicht zum Zwecke der Ausgestaltung von Klassentreffen angelegt werden, ist es der Schule datenschutzrechtlich nicht erlaubt, die Klassenbücher Interessenten zur Verfügung zu stellen.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 14: Dürfen Zeugnisformulare per E-Mail an den Lehrer nach Hause geschickt, dort auf dem Privatrechner ausgefüllt und per E-Mail an die Schule zurückgeschickt werden?
A: Nein. Zeugnisse sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten. An den Schutz sind besondere Anforderungen zu stellen. Zunächst ist klarzustellen, dass es keine Verpflichtung des Lehrers gibt, Zeugnisse zuhause auf privaten Endgeräten zu erstellen. Sollte ein Lehrer dennoch diese Tätigkeiten zu Hause auf privaten Endgeräten verrichten wollen, ist der nachfolgende Weg datenschutzrechtlich zulässig: Die Schule stellt einen verschlüsselten USB-Stick zur Verfügung, auf dem die Vordrucke enthalten sind und auf dem die erstellten Zeugnisse abgelegt werden müssen. Zudem müssen die nachfolgenden Punkte beachtet werden:
a) Der USB-Stick mit den darauf abgelegten Daten muss verschlüsselt sein. Ausführliche Hinweise zur Umsetzung erhalten sie auf der Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unter www.bsi.bund.de
b) Bei der Arbeit am heimischen Rechner dürfen die Dateien nur auf dem USB-Stick gespeichert werden. Flüchtige oder begleitende Speicherungen im Arbeitsspeicher o.ä. des heimischen Computers sind zulässig.
c) Wenn nicht an den Dateien gearbeitet wird, muss mit einer aktiven Verschlüsselung sichergestellt werden, dass kein Zugriff auf die Daten durch Dritte erfolgen kann.
d) Der Transport der Dateien darf nur verschlüsselt erfolgen.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019