Im Folgenden finden Sie Antworten rund um das Thema Mails im Schulbetrieb. Dieses Datenbank wird von Zeit zu Zeit fortgeführt, insofern lohnt sich das regelmäßige vorbeischauen.
Q 1: Dürfen Lehrer E-Mails zur Kommunikation verwendet werden?
A: Ja. Die Nutzung von E-Mail durch Lehrkräfte für die dienstlich-schulische Kommunikation mit Schülerinnen, Schülern, Eltern und anderen Personen und Stellen ist längst Praxis im Schulalltag. Dabei nutzen die Lehrkräfte hierfür insbesondere im häuslichen Bereich E-Mail-Adressen, die sie in der Regel selbst bei Providern eingerichtet haben.
Die E-Mail-Nutzung hat sich in den vergangenen Jahren eigenständig und dadurch unsystematisch entwickelt. Dies begründet Gefahren für den ordnungsgemäßen und datenschutzrechtlich unbedenklichen Umgang mit den personenbezogenen Daten der betroffenen Personen. Vor diesem Hintergrund hat sich der Freistaat Thüringen entschieden allen Lehrern dienstliche E-Mail-Adressen zur Verfügung zu stellen. Die Einführung erfolgt im Schuljahr 2019/2020. Für den Übergangszeitraum von drei Monaten nach der Einführung können die an den Schulen bestehenden Lösungen für die E-Mail-Kommunikation weiter genutzt werden, vorausgesetzt, dass diese den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen, d.h. insbesondere eine entsprechende Verschlüsselung vorliegt.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 2: Dürfen personenbezogene Daten über E-Mail ausgetauscht werden?
A: Ja. Allerdings müssen hierfür Voraussetzungen erfüllt sein. Sofern die E-Mail und die evtl. Anhänge (z. B. Textdokumente) nicht verschlüsselt werden, wird im Grunde eine Postkarte über das Internet verschickt. Die so verschickten Inhalte sind für jeden lesbar, der Zugriff auf die „Transportserver“ oder unverschlüsselte Leitungen hat. Deshalb ist bei der Nutzung von E-Mail für dienstliche Zwecke darauf zu achten, dass keine personenbezogenen Daten mittels E-Mail verschickt werden. Sollen personenbezogene Daten verschickt werden, so müssen diese verschlüsselt werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 3: An der Schule werden dienstliche E-Mail-Adressen bereitgestellt. Darf eine automatische Weiterleitung von E-Mails an eine private E-Mail-Adresse erfolgen?
A: Nein. Es muss sichergestellt werden, dass personenbezogene Daten nicht unverschlüsselt versandt werden. Eine automatische Weiterleitung kann dies in der Regel nicht leisten.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 4: Darf die Schule einen eigenen E-Mail-Server betreiben?
A: Ja. Allerdings hat die Nutzung der dienstlich bereitgestellten E-Mail-Adressen nach Ende des Übergangszeitraums (drei Monate nach Einführung) zwingend Vorrang und zudem sind organisatorische Maßnahmen erforderlich. Die Schulleiterin bzw. der Schulleiter muss mittels Dienstanweisung festlegen, dass eine Kommunikation der Lehrkräfte im dienstlichen Kontext nur über die von der Schule zur Verfügung gestellten E-Mail-Adressen erfolgen darf. Es ist festzulegen, dass diese E-Mail-Adressen nur für dienstliche Zwecke verwendet werden dürfen. Eine Weiterleitung der E-Mails auf die privaten E-Mail-Accounts der Lehrkräfte ist unzulässig. Dies muss deutlich zum Ausdruck gebracht werden. Ferner muss die Schulleitung festlegen, wie mit gespeicherten E-Mails, die Verwaltungsbezug haben können, zu verfahren ist. Hierbei muss Art. 32 DS-GVO beachtet werden, d.h. der Stand der Technik hat Berücksichtigung zu finden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 5: Darf die Schule einen privaten Provider für E-Mail-Adressen nutzen?
A: Es ist sicherzustellen, dass es sich um einen E-Mail-Provider handelt, der seinen Geschäftssitz und seinen Serverstandort in der EU hat. In diesem Fall kann soweit darauf vertraut werden, dass die verfassungsrechtlichen (insbes. Art. 10 GG), die telekommunikationsrechtlichen (TKG) und europäischen (E-Privacy-Richtlinie der EU, Richtlinie 2009/136/EG) Vorgaben durch den Provider eingehalten werden. Allerdings hat die Nutzung der dienstlich bereitgestellten E-MailAdressen nach Ende des Übergangszeitraums zwingend Vorrang. Im Übrigen sind die unter Frage 4 genannten organisatorischen Maßnahmen zu treffen.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 6: Müssen E-Mails stets als Blindkopie (bcc) versandt werden?
A: Ja. Sobald sie eine E-Mail an mehrere Absender versenden, muss diese als Blindkopie versendet werden.
Dazu ist auch in das Feld „An“ die Absenderadresse einzutragen und in das Feld „bcc“ die Adressen der Empfänger. In diesem Fall können die Empfänger zwar vermuten, dass mehrere Empfänger diese E-Mail erhalten, aber nicht sehen, um welche Empfänger es sich handelt. Diese Vorgehensweise ist erforderlich, weil häufig nicht bekannt ist, ob die Empfänger mit der Preisgabe ihrer E-Mail-Adresse an Dritte einverstanden sind. Kommuniziert die Lehrkraft z. B. per E-Mail-Verteiler mit Schülerinnen, Schülern und ggf. Eltern oder nutzt die Schulverwaltung E-Mail-Verteiler, ist diese Vorgehensweise immer einzuhalten.
Im Rahmen der Kommunikation innerhalb einer Schule oder Behörde darf auch eine Nachricht z. B. an alle Lehrkräfte so gesendet werden, dass jede Lehrkraft erkennen kann, an welche anderen Lehrkräfte diese noch ging, sofern dienstliche E-Mail-Adressen verwendet werden und der Inhalt der Nachricht nicht persönliche Informationen über eine oder zu einer bestimmten Person enthält. Die Schulleitung sollte dies im Rahmen ihrer Weisungs- und Organisationsbefugnis (§ 33 ThürSchulG) einheitlich vorgeben.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 7: Laut „Anlage zur Dienstanweisung für die Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts im Schulbetrieb“ dürfen Leistungseinschätzungen in Form von Zensuren nicht versandt werden. Welche datenschutzrechtlich unbedenklichen Wege sollen Lehrkräfte gehen, um Schüler über erteilte Noten zu informieren? Dies betrifft sowohl Noten von Leistungsnachweisen, die noch vor der Schulschließung erbracht wurden (zum Beispiel Kursarbeiten in der Klassenstufe 11), als auch Noten jüngerer Schüler, die Leistungen im Distanzunterricht widerspiegeln. Im Sinne der Eindämmungsverordnung ist es ja sicher auch nicht möglich, Schüler in die Schule zu bestellen, um die getroffene Notenvergabe persönlich zu besprechen.
Q 8: Welche Daten dürfen verschlüsselt über die Dienst- E-Mails verschickt werden (Telefonnummern, Schülernamen, Noten)?
Q 9: Dürfen Noten an SuS per Mail versandt werden? Ist die Rückmeldung von Noten an SuS auch über die dienstlichen E-Mail-Accounts möglich? Andere Wege der Kommunikation gehen wir ja auch schon nicht mehr, aber sind Daten wie Noten hier in der Dienst-E-Mail erlaubt? Müssen E-Mails mit Leistungsbewertungen verschlüsselt versandt werden?
A: Fragen 7, 8 und 9: Für die Auslegung von Verwaltungsrichtlinien ist nicht der TLfDI, sondern das TMBJS zuständig. Ich verweise auf die Dienstanweisung vom 13. Dezember 2019. Gemäß der Anlage zur Dienstanweisung dürfen folgende Daten generell nicht über den dienstlichen EMail-Account versandt werden: „Sonderpädagogische Gutachten, Leistungseinschätzungen von Schülerinnen und Schülern in Form von Zensuren, insbesondere vollständige Leistungsspiegel, vertrauliche und höchstpersönliche Daten, wie beispielsweise Informationen über Krankheiten, Finanzdaten, strafbare Vorkommnisse, bestimmte dienstrechtliche Daten wie Beurteilungsbeiträge“. Telefonnummern und Schülernamen dürfen damit per Dienst-E-Mail übermittelt werden. Noten sollten nach momentaner Regelungslage dann telefonisch mitgeteilt und besprochen werden.
Quelle: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, FAQ zur Videokonferenz der Schulleitungen mit dem ThILLM zum Thema Corona-Pandemie und Schule, Stand Dezember 2021
Q 10: Mit der Einrichtung der dienstlichen E-Mails werden die Lehrer nun häufig von Eltern und Schülern angeschrieben. Dürfen deren Mailadressen im dienstlichen Mailadressbuch gespeichert werden, weil sie später zur Kontaktaufnahme durch den Lehrer gebraucht werden könnten? Bedarf es einer vorherigen Einwilligung?
A: E-Mail-Adressen von Eltern, von der die Lehrkraft aufgrund einer an sie gerichteten E-Mail Kenntnis bekommt, darf die Lehrkraft im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben im dienstlichen E-Mail-Adressbuch speichern. Ausgeschlossen ist aber eine Weitergabe einer E-Mail-Adresse an Dritte. Will eine Lehrkraft von vornherein die E-Mail-Adressen der Eltern im eigenen dienstlichen E-Mail-Adressbuch zur Aufgabenerfüllung speichern, so müssen die Eltern um eine Einwilligung ersucht werden. Beispielstext: „Mit der Verwendung meiner privaten E-Mail-Adresse für die schulische Korrespondenz bin ich einverstanden. Meine Einwilligung ist freiwillig; d. h., wenn ich meine private E-Mail nicht zur Verfügung stelle, entstehen weder mir noch meinem Kind Nachteile. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. In diesem Fall werden mir von Seiten der Schule alternative Kommunikationsmöglichkeiten (z.B. postalischer Versand) zur Verfügung gestellt.“
Quelle: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, FAQ zur Videokonferenz der Schulleitungen mit dem ThILLM zum Thema Corona-Pandemie und Schule, Stand Dezember 2021
Q 11: Die Dienstmail wurde ja auch zur Kontaktmöglichkeit mit Eltern und Schülern eingerichtet. Ungefragt wurde dabei der Vorname des Lehrers angegeben. Liegt hier ein Verstoß gegen den Datenschutz vor und können Kollegen, die das nicht möchten, auf eine andere Mailadresse bestehen?
A: Dem TLfDI ist dieses Problem bekannt. Der TLfDI ist allerdings der Auffassung, dass bei dienstlicher Erforderlichkeit Vor- und Nachname der bediensteten Personen veröffentlicht werden dürfen. Eine Befugnis ergibt sich für das TMBJS als Dienstherr der Lehrer. Die Festlegung der zu verwendenden Beschäftigtendaten (Vorname. Name @ Beschäftigungsbehörde.de) ist in der „Dienstanweisung für die Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts im Schulbetrieb“ des TMBJS vom 13. Dezember 2019“ enthalten. Einer Einwilligung der betroffenen Personen bedarf es nicht. Die Dienstanweisung verstößt auch nicht gegen das Persönlichkeitsrecht des Beamten und greift nicht unverhältnismäßig über das erforderliche Maß in dessen Persönlichkeitsrecht ein. Auch nach der Rechtsprechung (Vgl. das bereits vor einiger Zeit ergangene Urteil des Landesarbeitsgerichts Schleswig-Holstein (3 Sa 305/07)) verletzen Anordnungen, nach denen Vor und Nachnamen zu nennen sind, in der Regel nicht das Persönlichkeitsrecht der betroffenen Beschäftigten und bedürfen keiner besonderen Geheimhaltung, es sei denn Beschäftigte machen besondere Gefährdungsgründe geltend. Die Angaben dienen der Individualisierung. Darüber hinaus ist es ein anerkanntes grundsätzliches Anliegen auch von öffentlichen Stellen, ein größtmögliches einheitliches Auftreten herbeizuführen.
Quelle: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, FAQ zur Videokonferenz der Schulleitungen mit dem ThILLM zum Thema Corona-Pandemie und Schule, Stand Dezember 2021
Q 12: Elternvertreter wollen mit den Eltern der Klasse per E-Mail kommunizieren. Ist das möglich?
A: Ja. Wenn die Eltern der Aufnahme in die E-Mail-Verteilerliste zugestimmt haben, ist dies möglich. Allerdings müssen seitens der Elternvertretung zwei Punkte beachtet werden: E-Mails dürfen an den Verteiler ausschließlich als Blindkopie (E-Mail-Adressen ausschließlich im Feld „bcc“) versandt werden. Ansonsten würden alle E-Mail-Adressen an alle Empfänger übermittelt, was datenschutzrechtlich unzulässig wäre. Zudem dürfen auf diesem Wege in der E-Mail selbst keine personenbezogenen Daten ausgetauscht werden.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 13: Dürfen Zeugnisformulare per E-Mail an den Lehrer nach Hause geschickt, dort auf dem Privatrechner ausgefüllt und per E-Mail an die Schule zurückgeschickt werden?
A: Nein. Zeugnisse sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten. An den Schutz sind besondere Anforderungen zu stellen. Zunächst ist klarzustellen, dass es keine Verpflichtung des Lehrers gibt, Zeugnisse zuhause auf privaten Endgeräten zu erstellen. Sollte ein Lehrer dennoch diese Tätigkeiten zu Hause auf privaten Endgeräten verrichten wollen, ist der nachfolgende Weg datenschutzrechtlich zulässig: Die Schule stellt einen verschlüsselten USB-Stick zur Verfügung, auf dem die Vordrucke enthalten sind und auf dem die erstellten Zeugnisse abgelegt werden müssen. Zudem müssen die nachfolgenden Punkte beachtet werden:
a) Der USB-Stick mit den darauf abgelegten Daten muss verschlüsselt sein. Ausführliche Hinweise zur Umsetzung erhalten sie auf der Homepage des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unter www.bsi.bund.de
b) Bei der Arbeit am heimischen Rechner dürfen die Dateien nur auf dem USB-Stick gespeichert werden. Flüchtige oder begleitende Speicherungen im Arbeitsspeicher o.ä. des heimischen Computers sind zulässig.
c) Wenn nicht an den Dateien gearbeitet wird, muss mit einer aktiven Verschlüsselung sichergestellt werden, dass kein Zugriff auf die Daten durch Dritte erfolgen kann.
d) Der Transport der Dateien darf nur verschlüsselt erfolgen.
Quelle: Thüringer Ministerium für Bildung, Jugend und Sport (Hrsg.): Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Datenschutz in Schulen, Erfurt 2019
Q 14 Welche E-Mail-Adressen/-anbieter sind für Schüler sinnvoll/datensicher?
Der TLfDI sieht derzeit keine datenschutzrechtlichen Bedenken bei dem Anbieter mailbox.org. Weitere E-Mail Anbieter hat der TLfDI nicht kursorisch geprüft.
Quelle: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, FAQ zur Videokonferenz der Schulleitungen mit dem ThILLM zum Thema Corona-Pandemie und Schule, Stand Dezember 2021
Q 15 Dürfen Zeugnisse (zum Beispiel Zweitfertigungen von Abschlüssen) per Brief versendet werden?
Wenn die Schule davon ausgehen kann, dass die angegebene Postadresse zur betroffenen Person gehört, bestehen aus datenschutzrechtlicher Sicht keine Bedenken gegen die Versendung einer Kopie oder einer Zweitfertigung von Abschlüssen oder Zeugnissen.
Quelle: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, FAQ zur Videokonferenz der Schulleitungen mit dem ThILLM zum Thema Corona-Pandemie und Schule, Stand Dezember 2021